¿Cómo calcular cuánto alcohol necesito para mi evento?

Varias veces me han hecho esta pregunta. El día de hoy me gustaría ayudarles a resolver algunas dudas y a ayudarlos, para que tengan una mejor idea de cuanto alcohol deben comprar para su evento ya sea una reunión familiar, una boda o bien una cena para su empresa. 

Es claro que todos deseamos que no nos falten las bebidas en nuestro evento, pero tampoco que nos sobre una gran cantidad. Buen lo primero que debemos hacer es resolver algunas preguntas ya que de esto dependerá la cantidad que vamos a comprar.

¿Cual va a ser el presupuesto destinado a bebidas?

¿Cuántos invitados tendremos y de qué rango de edad y género?

¿Cuanto va a durar nuestro evento?

¿Será de día o de noche?

¿Lo realizarán en época de calor o frío?

¿Que tipo de bebidas les agrada más a los invitados?

¿Cuál será el horario o programa de bebidas?

Antes de que comencemos a resolver todas estas preguntas. Me gustaría darles unos datos para que vayamos entendiendo de donde saldaran los cálculos y por qué la importancia de resolver las preguntas anteriores.

Si bien, no es fácil calcular exactamente la cantidad que debemos comprar tanto de refrescos como alcohol, ya que tendremos muchas variables como son el clima, la duración, los invitados que no llegan y los invitados que llegan sin avisar, la cantidad o ganas de beber de cada invitado. Contamos con algunas reglas básicas para poder predecir el consumo.

• Mezcladores y Refrescos:

1. Para eventos cortos (hasta 5 horas), se calcula 650ml por persona.
2. Para eventos largos (8 horas), se calcula 1 L por persona.
3. Cuando nuestro evento se realiza en temporada de calor o bien la mayoría de los invitados están dentro de los 25 a 35 años, recomendamos calcular 1.5 L por persona.

• Vinos, Destilados y Licores:

1. La coctelería y tragos largos (Ron y Coca-Cola) por lo regular se sirven con 1.5 onzas = 45 ml (1 onza = 30 ml). Para saber cuántas bebidas nos saldrán por botella dividimos la cantidad de ml de la botella entre 45 ml. Un ejemplo sería si compramos una botella de 750 ml de Tequila, dicha botella nos rendirá 17 bebidas (750 ml / 45 ml = 17 bebidas). 
2. Las botellas de Vino Tinto, Blanco, Rosado y Espumoso de 750 ml nos alcanza para 6 copas. Un consejo si en el lugar donde realizará su evento les cobrarán por descorchar (es decir, la cantidad de botellas que se abren y sirven, del vino que hemos llevado), lo recomendable es llevar el conteo  de botellas abiertas mediante los corchos, al final sumamos corchos y botellas cerradas y nos deberá dar el total de las botellas que llevamos.

Comencemos a resolver las preguntas que planteamos a un inicio:

¿Cual va a ser el presupuesto destinado a bebidas?

Así como es importante destinar un presupuesto a salon, comida y música, de igual manera será el de bebidas ya que en base a este presupuesto buscaremos tanto ofertas como las marcas que compraremos.

¿Cuántos invitados tendremos y de qué rango de edad y género?

Se preguntaran por que es importante tener estos datos. Bueno, es claro que la estadística nos indica que no bebe igual un hombre que una mujer o bien una persona de 30 años que una de 60. Por estas razones es importante que nos tomemos el tiempo de hacer este análisis para poder calcular de mejor manera la cantidad que se requiere comprar.

¿Cuanto va a durar nuestro evento?

La cantidad de horas que durará nuestro evento nos indica si es un evento largo o corto y nos ayuda a calcular la cantidad de tragos aproximada que beberá cada invitado. En promedio se calcula 5 bebidas por invitado en un evento corto (5 horas) y en un evento largo 8 (8 a 10 horas). 

¿Será de día o de noche? ¿Lo realizarán en época de calor o frío?

Se deben estar preguntando, por qué es importante tener esto en cuenta. Bueno, la importancia de esta pregunta radica en el clima. Si es de día y en época de calor los invitados suelen beber un poco mas, ademas se antojan cierto tipo de bebidas más que otras por ejemplo cerveza o cocteles como margaritas. Al contrario de si nuestro evento es en época de frío o bien de noche las personas suelen consumir más destilados como Tequila o Ron, que cerveza y/o cocteles como Margaritas, Piñas Coladas o Daiquiris.

¿Qué tipo de bebidas les agrada más a los invitados?
Es cierto que las bebidas esenciales de todo evento son Ron, Whisky y Tequila. Hoy en día también se consume mucho la Ginebra y me atrevo a decir que más que el Whisky sobre todo entre invitados de 25 a 40 años. Por eso, recomiendo hacer un análisis de que toma cada uno de sus invitados para que puedan seleccionar los destilados que toman la mayoría y tengan por lo menos 3 destilados diferentes para sus invitados.

¿Cuál será el horario o programa de bebidas?

Por qué es importante hacer un programa o hoario de bebidas. Así como hacemos un programa para la música o la comida, yo les recomiendo hacer uno para sus bebidas esto nos ayudará a reducir en algunos casos costos ya que controlaremos un poco la ingesta de bebidas. Les pongo un ejemplo de un evento:

Supongamos que nuestro evento va a empezar a las 2 de la tarde y va a terminar a las 10 de la noche. Serian 8 horas en las cuales nuestros invitados van estar bebiendo, la forma de controlar esto sería la siguiente.

• La recepción y comida será de 2 a 4 pm. Durante estas 2 horas solo daremos cócteles que serán Margarita y Mojito. Las personas no consumen más de 3 bebidas durante esta tiempo y nosotros podemos preparar hasta 25 bebidas por cada botella.
• Junto con el postre daremos Carajillos. Las personas no consumen más de 2. Ademas de que no todos lo pediran.
• A partir de las 4 se comienza a servir las bebidas con los destilado que escogimos (Ron, Tequila, Ginebra, Etc.) y dejaremos de servir a las 9 pm con la finalidad de que nuestros invitados empiecen a irse y tengamos desocupado el lugar a las 10.

Como pueden ver al hacer esto reducimos la cantidad de horas en las cuales dimos nuestros destilados de 8 a 5 horas y ahorramos también al ofrecer 2 horas de cócteles a los cuales le sacamos más bebidas por cada botella. Con lo que ahorramos con los cócteles nos alcanzó para dar un digestivo que alomejor no teníamos contemplado en nuestro presupuesto. Es por eso de la importancia de hacer un programa de bebidas.

Se deben de preguntar. ¿Que hago con toda esta información que ya tengo?
Bueno lo que haremos será aplicar unas pequeñas fórmulas para calcular la cantidad de botellas que requerimos.

• Para un evento corto es la siguiente: El número de invitados por 5 bebidas y lo dividimos entre 17 que son la cantidad de tragos que nos da una botella de 750 ml el resultado será la cantidad de botellas que necesitamos.

(Número de Invitados x 5) ÷ 17= Total de Botellas

• Para un evento Largo es la misma formula solo que en lugar de 5 bebidas serán 8.

(Número de Invitados x 8) ÷ 17= Total de Botellas

• Si vamos a dar Vino (tinto, blanco, rosado o espumoso) la formula varia un poco ya que las personas no toman mas de 2 con los alimentos y 1 si es solo para el brindis.

Fórmula para Alimentos:

(Número de Invitados x 2) ÷ 6= Total de Botellas

Fórmula para Brindis:

Número de Invitados ÷ 6= Total de Botellas

Cuando ya tenemos toda la información y la cantidad de botellas solo faltaria repartir la cantidad de botellas entre los destilados que vamos a dar, siempre tomando en cuenta que se consume más y menos entre los invitados.

Les recomiendo que busquen con tiempo las botellas que van a ocupar para que puedan comparar precios o bien busquen ofertas. Algunos lugares les pueden vender el alcohol a consignación. Para los que se preguntan cómo funciona la consignación, por lo regular se deja un deposito y si te llega a sobrar lo puedes devolver siempre y cuando se encuentre cerrado y en buen estado. Cada proveedor que ofrece este servicio tiene sus políticas y condiciones.

Si lo que quieren es no preocuparse por este tema, en VicoShots contamos con servicio de barras libre y paquetes de cocteles para todo tipo de eventos, como también podemos hacer uno a la medida de sus necesidades y presupuesto.

Espero que esta información les se de ayuda para la realización de sus eventos si tienen alguna duda o comentario no duden en escribirnos.

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